Cada empresa, sin importar su tamaño, se enfrenta a los problemas de una falta de organización en la información, ya sea que no se comparte y por lo mismo la base de esta sufre un mayor impacto.
Cada miembro de una institución debe estar en el mismo canal, teniendo como prioridad los proyectos importantes, enfocándose en las iniciativas que modifican el ritmo de trabajo, de esta manera se evitarían las redundancias en la organización.
A este problema se le conoce como silos, por esta razón la empresa Ricoh Mexicana compartió cinco ideas para eliminar los silos en los negocios y seguir en la dirección correcta durante el plan de negocios:
- Implementa sistemas para la colaboración de documentos: en vez de almacenar la información en un sólo lugar, que por lo general crea confusión en relación a cuál es la versión del archivo más reciente, existen plataformas para la administración de contenidos en la empresa (ECM), o para la colaboración (ECC), que eliminan la falta de integración de los equipos. Un sistema que abarque a toda la organización y que cuente con características administrativas robustas, puede apoyar a eliminar los silos en los negocios, y asegurarse que las personas tienen acceso a la información adecuada.
- Diseñar una estrategia de administración para dispositivos móviles: los miembros de los equipos acceden a información a todas horas del día, sin importar en donde se encuentren. Aun así, las compañías se están retrasando en lo que respecta a políticas BYOD (Bring Your Own Device), lo cual confunde a los integrantes de las empresas sobre la mejor manera en que deben estar conectados. Eliminar la confusión potencial ayudara a los equipos de trabajo a tener claras las expectativas de la compañía.
- Crea una visión global de tu fuerza laboral: Es necesario tomar el tiempo necesario para evaluar a profundidad las iniciativas que estén en marcha, esto ayudará a evaluar redundancias potenciales y las áreas de superposición. Identificar oportunidades para eliminar los silos en un negocio, además de construir puentes entre los equipos de trabajo, ayudándoles a compartir recursos, bienes y propiedad intelectual será el primer paso para la eficiencia.
- Impulsar el diálogo abierto: una de las barreras más grandes para la transparencia es el temor de cometer errores. Desde la perspectiva de la optimización de los procesos, es crucial construir una cultura que permita a los miembros de los equipos comunicar los resultados de experimentos, cambios de dirección y aprendizajes de manera abierta, con una mentalidad positiva.
- Invierte en educación: centros de conocimientos y de recursos serán herramientas administrativas de gran importancia para eliminar los silos en los negocios. Los empleados necesitan aprender sobre la gran visión que tiene su empresa. Al ritmo que la organización esté avanzando, es importante que se aseguren que cada empleado tiene acceso rápido y eficiente a la información que necesitan. Motivar a los equipos a que dirijan ellos mismos su comunicación y aprendizaje, a través de la tecnología y procesos.
Para finalizar, Ricoh propone el uso de la tecnología y la metodología a medida para aumentar la eficacia de los procesos, así los empleados tendrán acceso a a la información en el tiempo y forma correctos.
Redacción
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Te compartimos el siguiente vídeo:
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