Ya está aquí el mundial de Fútbol en Rusia y, aunque aún no hay cifras exactas de cuántas personas asistirán, el gobierno espera aproximadamente un millón de turistas distribuidos en las ciudades de Moscú, San Petersburgo, Ekaterimburgo, Sochi, entre otras.
El mundial significa, para millones de personas, una fiesta en la que todos quieren estar. Por ejemplo, un paquete para ir a Rusia, que incluye ver uno o varios partidos, el traslado y tours, puede ir desde los 4,877 dólares (96,440 pesos) hasta los 43,516 dólares (860,511 pesos); pero hay quienes asisten de parte de sus empresas; entonces no gastan prácticamente nada.
Quienes asistirán a Rusia por trabajo, deben considerar los viáticos que estarán gastando para cubrir sus gastos de alimentación, hospedaje, transporte, etc. y, al mismo tiempo, controlar el dinero que la empresa le está depositando, sin considerar que puede haber gastos imprevistos que suelen poner en predicamentos a los trabajadores, más cuando están en un país que no conocen.
De acuerdo con datos de la empresa Edenred, las empresas gastan en viáticos hasta 70 por ciento del total que dispersan en las tarjetas cuando se trata de un viaje o en un mes con mucha actividad, este porcentaje puede alcanzar la cifra de hasta hasta 400 mil pesos cuando se presentan gastos inesperados.
Aunque cada empresa tiene sus propias normas para la gestión de viáticos, hay situaciones que no se prevén o que no son consideradas por las empresas. Para que disfrutes al máximo tu experiencia durante Rusia 2018, considera los siguientes puntos:
Los gastos de viaje están destinados a pagar situaciones propias de un viaje de trabajo, pero no es raro encontrarnos con empresas que acaban pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan; este error se debe a que pagan los viáticos en efectivo, una solución poco práctica porque no existe control de los gastos y no hay forma de comprobar que se haya destinado a un fin estrictamente laboral. En este caso, lo ideal es un sistema de tarjetas donde se lleve una gestión más estricta.
Incluir los viáticos en la nómina es otro error. En este caso el empleado se puede enfrentar a problemas fiscales pues, ante los ojos del SAT, están gastando más dinero del que realmente perciben. Lo ideal es dividir los pagos, son cosas diferentes los viáticos y el sueldo; además también se evita que el empleado incurra en gastos personales; es decir, a la hora de declarar pueden enfrentarse a una discrepancia fiscal.
Aunque menos común, un error es darle una tarjeta de crédito a los empleados. Normalmente se otorgan a empleados de mayor rango; aunque no es un problema como tal, no beneficia a todos los empleados. Asimismo, si la empresa no realiza los pagos a tiempo de la tarjeta, puede afectar al buró de crédito del colaborador pues al emitir una tarjeta se piden los datos del portador; aún cuando se trate de una tarjeta empresarial el responsable es quien la usa, es decir, el colaborador.
“Para la gestión de gastos existen soportes de servicio que brindan tanto a la empresa, como a los empleados, la oportunidad de tener un control más fácil y accesible a los consumos que se están realizando. Poner a su disponibilidad una plataforma web, un portal para usuarios o las tarjetas, son herramientas que sin duda harán más eficiente cualquier viaje para llevar un control óptimo”, aseguró Eduardo Zetina, Director Comercial de Edenred México.
Con un sistema más avanzado, como son las tarjetas para empleados, el ahorro de la empresa incluso aumentará y tendrán un mejor control de los lugares donde puedan consumir, eliminar gastos personales y registrar cada detalle de las operaciones; todo, sin dejar desprotegidos a los empleados y sin que tengan que poner de su dinero.
Redacción
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