Hay empresas que presentan una “patología” que, comúnmente, llamamos “juntitis”; pero, ¿A qué nos referimos con esto? Ocurre cuando se destinan demasiadas horas de trabajo a la celebración de reuniones, afectando a la productividad. Y el motivo principal está ligado a que, en muchas ocasiones, quedan conversaciones inconclusas en las juntas, no se llega a acuerdos, lo que provoca que no sean efectivas y exitosas, y nos tengamos que volver a reunir para tratar un mismo tema una y otra vez.
A nivel Latinoamérica, México se considera el país que más horas trabaja por hombre vs el resto de los países de la región; no obstante, este dato no se corresponde a nuestro nivel de productividad, ya que somos de los que menos producimos. Este contexto impacta en la vida personal de los colaboradores de una organización, es decir, el primer impactado, dada esa ineficiencia, es el empleado en sí mismo que tiene que trabajar mayor número de horas para resolver su desafío profesional. Por otro lado, también impacta de manera negativa a la empresa, ya que disminuyen sus niveles de productividad; podría ser más productiva con menos recursos. En definitiva, el exceso de horas invertidas de forma inapropiada, afecta tanto a la empresa como a sus colaboradores.
Pasos a seguir para tener una junta eficiente
1-Definir un objetivo. La primera regla para tener una junta eficiente es, justamente, definir un objetivo; es decir, qué queremos resolver hoy, y tener muy claro que esa junta estará orientada a resolver un punto en concreto. La gente tiende a divagar en las juntas; aprovechando cualquier palabra que se mencione, se empiezan a tratar otras cuestiones que no tienen nada que ver con el tema y objetivo de la reunión, desaprovechando tiempo productivo. No obstante, en aras de no desechar algún otro punto que se mencione, conviene hacer lo que llamamos un “parking lot”; es decir, ir anotando en un rotafolio como pendientes todas aquellas cuestiones que se mencionan en la junta pero que no tienen que ver con el objetivo de la misma, para revisarlas en otro momento, y regresarnos inmediatamente al tema principal. Si estos temas adicionales que se presenten tienen la urgencia e importancia que ameritan, entonces nos volvemos a reunir para resolver esa cuestión en particular.
2-Asignar un “Timekeeper”; es decir, una persona que administre el tiempo y evite que se desvíe el tema central de la reunión; que sea quien haga las anotaciones en el “parking lot” y conduzca a los asistentes, en todo momento, al tema original de la junta.
3-Redacción de una Minuta. Es importante asignar a una persona a cargo de la realización de una Minuta tras la junta, en base a los acuerdos que se hayan establecido, bajo los siguientes parámetros: Quién hará qué, Cuándo y Cómo se le dará el correspondiente seguimiento.
Una junta de trabajo tiene que resolver un tema en particular y debe tener un tiempo específico de duración. Asimismo, es importante seleccionar muy bien a las personas a las cuales se les va a convocar a la reunión; finalmente, deben ser personas a quienes el tema a tratar les impacta de manera directa, y, en muchas ocasiones, no necesariamente son los colaboradores de mayor nivel dentro de la organización.
En la actualidad
Actualmente, existen empresas que establecen reglas específicas de cara a eficientar las juntas de trabajo y evitar que duren demasiado, como, por ejemplo, fijar rangos de horarios para la celebración de las mismas, lo que nos obliga a tener que definir previamente y con mucha precisión el tema específico de la reunión y el tiempo que le vamos a dedicar. Y, por ende, esto logrará un balance de vida y trabajo entre los colaboradores de la organización, ya que no se realizarán juntas en horas que no son de oficina. Asimismo, es importante destacar que la tecnología, hoy en día, nos permite tener juntas virtuales entre personas que se encuentras en diferentes lugares.
En conclusión, es de suma importancia de que sepamos distinguir lo importante de lo urgente a la hora de convocar a una junta, para evitar realizar juntas “de bomberazo”, donde todo parece ser urgente y rápido, lo cual genera, además, mucho estrés en la gente. Conviene trabajar los temas importantes con anticipación y empezar a resolverlos, antes de que se conviertan en urgentes.
Raciel Sosa, Director General de Leadex Solutions
Para información de Cursos y Talleres: informes@leadex.com.mx
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