Las reuniones laborales para algunos significan un productivo intercambio de ideas y para otros una pérdida de tiempo. Sin embargo, el problema de las juntas no es el tiempo que duren o cuántas haya durante la semana, sino que éstas no sean productivas en acciones que beneficien a la compañía.
Después de todo, una vez que termine la reunión, el equipo suele tener otras prioridades como el trabajo atrasado. En muchos lugares se acepta que las personas no harán todo lo que acordaron en una reunión.
“Por el contrario, si una junta tiene un objetivo claro y se lleva a cabo efectivamente, es beneficiosa para la empresa, así se genera comunicación de forma directa y en tiempo real con aquellos colaboradores a los cuales se les necesita transmitir indicaciones, procesos, sugerencias o propuestas”, afirmó Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com.
Además, el equipo no da seguimiento a lo hablado durante la junta, ya que los objetivos son difíciles de medir o parecen muy lejanos. Para evitar eso y mejorar la comunicación en la empresa.
La plataforma Kokatu.com dio a conocer algunos consejos para asegurar que su equipo dé seguimiento a lo acordado tras una reunión:
1.- Definir las tareas pendientes
Una vez concluida la reunión, hay que solicitar una breve pausa para asegurarse de que todos acuerden con las tareas a realizar, los próximos pasos a seguir y las fechas límite para cumplir estos compromisos. Es mejor escoger una que tenga sentido para el proyecto y creé un sentido de urgencia.
No se trata de la perfección en la entrega, sino en la comunicación. Es importante cultivar y coordinar deliberadamente los compromisos si esperas que la gente los cumpla.
2.- Elaborar y enviar una minuta
La persona designada como responsable de la junta debe enviar la minuta de la reunión en la que queden claramente establecidos los temas abordados en ella, las tareas pendientes, quiénes deben realizarlas y cuándo dentro de las siguientes 24 horas.
Asignar a alguien para rastrear y hacer un seguimiento de los puntos de acción entre las reuniones también es una buena práctica. Recordar de no confiar, simplemente es una buena gestión de proyectos.
3.- Mantener una cuenta corriente de las tareas que se cumplen
Hacer un registro de la tasa de finalización de las tareas que se acordaron en la junta, lo que dirá cómo se encuentran, si están completadas o siguen pendientes. Una tasa de finalización del 60% es promedio, por lo que llegar al 85% le dará a tu equipo una increíble sensación de logro.
4.- No dejar que el seguimiento se convierta en dictador
Hay que ser compasivo ya que cada persona del equipo tiene una vida fuera de lo laboral, la cual en gran parte es desconocida para la mayoría los miembros de la empresa. Además, las personas generalmente están en varios equipos y con frecuencia suelen tener que informar a más de una persona.
Al estar interesado en los compañeros, encontrar tiempo para conversar y trabajar para comprender su realidad actual, se podrá obtener su respeto compromiso para que hagan lo que tienen que hacer, de manera confiable.
Redacción
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