Actualmente los mercados han desarrollado un crecimiento y una dinámica diferentes en la Economía del Conocimiento, por lo que un empresario PyME se ve forzado a considerar dos opciones para mejorar y optimizar sus procesos: actualizar su antiguo sistema de gestión o, adquirir uno nuevo, evitando así, frenar el crecimiento de su negocio.
Esta disyuntiva se presenta cuando es necesario definir los costos reales de la actualización y el mantenimiento de este sistema, inversión reflejada para alrededor de cinco años, con el objetivo de que la decisión que se tome sea estratégica para minimizar las sorpresas en el futuro.
Tomar la mejor decisión para realizar este cambio, necesita de un análisis exhaustivo sobre los costos implicados en un período de varios años. Dichos costos deben tomar en cuenta los siguientes elementos:
Infraestructura. Aquí los costos tienen que considerar la implementación, el soporte y el mantenimiento de servidores en caso de elegir tener control del hardware, además, hay que añadir dispositivos que proporcionen sustentabilidad y continuidad del negocio. Otro camino es la contratación de un servicio cloud, el cual también puede ser una opción viable para tener la infraestructura fuera de la oficina.
Plan de renovación. La planificación, el armado y la implementación del proyecto debe tomar en cuenta costos en honorarios de consultoría, sueldos de personal de TI internos, costear la curva de aprendizaje del nuevo hardware y software y revisar cómo impacta en la productividad de la compañía, así como examinar el costo de oportunidad en conjunto con el equipo de finanzas, encargado de las actividades de valor añadido.
Adicionalmente, se recomienda siempre tener una cantidad asignada para extras y considerar los costos internos para el período de estabilización después de la actualización del sistema.
Recursos operativos. Es cierto que debe adicionarse a los costos internos y externos asociados con el soporte diario de la aplicación del ERP, sin embargo,tiene que considerar recursos propios para mantener activa la dinámica del cambio.
Mantenimiento y soporte. Es importante incluir el mantenimiento y los gastos de soporte para los proveedores de software de aplicación, más honorarios para el hardware, los sistemas operativos y las bases de datos.
Costos para el crecimiento o la reducción. La hipótesis del empresario PyME es que su sistema ERP será utilizado durante mucho tiempo, para lo cual es clave tener en cuenta determinado nivel de flexibilidad, ya sea para crecer, o para reducirse en caso de que se presente una crisis.
Este tipo de empresario visualiza sus procesos reales y busca soluciones con base en las capacidades del sistema requerido. Sin embargo, pensar en un nuevo sistema de ERP implica la posibilidad de transformar toda una arquitectura, no es simplemente cambiar un libro mayor.
Cuando en el negocio se presenta un cambio imprevisto que implica conocer los resultados financieros para tomar decisiones, es posible construir soluciones temporales a fin de proporcionar informes inter-mes. Por ello, es fundamental que el empresario PyME reflexione sobre el costo de estas soluciones, el costo de no tener información oportuna, así como la ventaja que obtiene la competencia. Para solucionar estos problemas, las compañías tienen que conocer claramente los puntos débiles en su proceso actual y considerar cómo poder escalar el sistema y cuál sería su impacto financiero.
Costos por actualizaciones naturales. Cualquier proyecto debe de tomar en cuenta posibles costos para la aplicación de parches y correcciones, así como la implementación de nuevas características y funcionalidades.
De esta forma, al analizar minuciosamente todos estos costos y los métodos progresivos, el empresario estará ampliamente capacitado para tomar la mejor decisión estratégica que su negocio requiera en cualquier momento.
Martín Cayón, Director de TOTVS Norte de América Latina de TOTVS.
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