En muchas de nuestras organizaciones, estimado PyMEmpresario, existe una actitud generalizada porque las cosas funcionen y salgan bien, generar una rentabilidad mayor y hacer de nuestra empresa un lugar de éxito, sin embargo solemos toparnos con circunstancias que nos llevan a pensar en el mejoramiento de los mecanismos que tenemos para evitar un fraude administrativo.
Derivado de las múltiples estrategias fiscales y contables que tenemos en nuestras empresas, en ocasiones el manejo de los recursos económicos se convierte en un verdadero dolor de cabeza, finalmente el control del dinero es quien proporciona una de las bases más importantes para tu empresa.
Existen muchos métodos utilizados por la teoría que al ser utilizados en la práctica son fallidos, ya que requieren de una gran planeación y estructura para funcionar y mucha educación financiera para que las personas entiendan que manejar recursos no es cosa fácil.
Todo empieza por la persona que contratamos para manejar los recursos, una persona honesta, leal pero sobre todo con un amplio sentido de la responsabilidad aunado a un buen salario, que le permita proteger tu dinero, no buscar la opción de tomarlo sin que te des cuenta. Además sugiero:
– Controles estrictos por escrito con firma de autorización de las personas que solicitan el recurso y quien lo autoriza de modo que al ser tres los participantes en el proceso el riesgo se vuelve menor.
– Solicitar reportes periódicos de las operaciones realizadas junto con su control documental.
– Verificar que el recurso solicitado sea respaldado con su debida factura o comprobante.
– En caso de no ser un recurso económico, debemos procurar siempre mantener un sistema electrónico que pueda ser consultado en todo momento desde diferentes usuarios.
– Manifestar a través del monitoreo constante los flujos y movimientos de los inventarios que se tienen.
– Promover una educación financiera, fiscal, dentro de la empresa, donde se haga a todos los miembros participes de la importancia del control de recursos.
– Incentivar y provocar en nuestro personal, la actitud de cuidado de nuestra empresa, al final todos vivimos de allí ¿o no?
– Estar abiertos a las propuestas de nuestros empleados con referencia al control de los recursos, te sorprenderá saber lo que ellos saben de su área.
– Sujetarse a auditorías externas, que permitan no ver en ellas una debilidad por aquello que se hace mal, sino más bien convertirlo en un área de oportunidad para mejorar nuestros controles y sistemas.
– Una comunicación eficiente, que la gente tenga información nos permitirá hacerlos sentir parte de nuestra empresa, parte de nuestro proyecto y tendrá un mayor rendimiento.
Recuerda que cada empresa, tiene su esencia y sus particularidades, por lo que se debe estar en constante mejora y evaluación, para ser una empresa eficaz y eficiente, no importa de que tamaño sea lo importante es siempre adelantarse a aquellas situaciones que nos pueden provocar una situación penosa, gravosa o descuidada.
Máster en Fiscal Juan Miguel Chávez Salcedo
Consultor Independiente
jmchavezsalcedo@gmail.com
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