Hoy en día el crecimiento acelerado de la tecnología, permite que las empresas usen nuevas herramientas para incrementar su productividad, tal ejemplo es el Business Intelligence; sin embargo distintas agencias como Gartner reportan que entre 70 y 80 por ciento de los proyectos de esta solución fracasan debido a que las personas no lo manejan de manera adecuada.
Debido a esto el socio director de la consultora GRIP, Jorge Uriega, señaló que “para lograr una implementación exitosa es necesario considerar cinco factores críticos que deben estar presentes en cualquier solución, las cuales permitirán a las empresas incrementar la productividad del negocio de manera efectiva”.
Este objetivo lo explica en cinco distintas formas:
- Comunicaciones claras: para que este proyecto funcione, es importante mantener una comunicación clara entre todos los integrantes de un equipo de colaboradores y que todos tengan presente cuáles son las necesidades del negocio que deben ser atendidas y la importancia de visualizar el éxito en función del cumplimiento de dichas necesidades.
Comprensión de actividades necesarias para alcanzar los resultados deseados: determinar las actividades que los colaboradores deben llevar a cabo de manera constante para alcanzar sus objetivos y metas. “Un ejemplo puede ser un equipo de trabajo que vende soluciones a grandes organizaciones y que debe entregar presentaciones y propuestas para poder cerrar los tratos con los clientes. En esta situación hipotética, a mayor número de propuestas y presentaciones, mayor número de posibles ventas cerradas, y si el equipo y la administración de ventas tienen un conocimiento claro del número exacto de las propuestas y presentaciones, pueden medir de manera más sencilla la productividad del área”, detalló el directivo.
- Medición, seguimiento y reporte de actividades: medir acciones individuales de cada integrante del equipo de colaboradores de manera cotidiana para llevar un registro diario del avance de cada colaborador en las actividades que debe llevar a cabo para el desarrollo de un proyecto determinado donde intervienen muchos colaboradores.
- Acceso rápido a información en tiempo real: acceso a información para que puedan ver las tendencias, problemas y oportunidades a partir de las situaciones del momento y las acciones correspondientes.
- Asegurar la visibilidad de los KPI: Indicadores Clave de Desempeño (Key Performance Indicators) de tal manera que puedan ser visualizados fácilmente por los trabajadores.
Cada uno de estos procesos, permitirá que la empresa avance en los proyectos con la ayuda de este tipo de soluciones tecnológicas, además generará una cultura de trabajo en equipo para los trabajadores.
Montserrat Rivera
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Diplomado en administración de proyectos
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