A través de los años las empresas han experimentado cambios, las nuevas formas de hacer negocios que se fueron implementando, generaron que la administración se adecuara.
Esos cambios ayudaron al crecimiento de las organizaciones, generando incremento de controles, creación de niveles administrativos innecesarios, complejidad y diversidad de los productos, y el enfoque en la especialización funcional; desafortunadamente las empresas que implementaron esas estrategias perdían de vista algo fundamental: los procesos.
Cada vez son más las empresas que enfocan sus necesidades de cambio con una visión global que integra: procesos, estructuras, tecnología, recurso humano y cultura. Los procesos definen las funciones principales que se llevarán a cabo en la empresa dentro de un orden lógico y observan el orden preciso en el que la organización operará, sin duda deben ser una prioridad. Toda organización debería identificar, documentar, adaptar y optimizar sus procesos, de ellos depende que la organización tenga la capacidad de responder de forma dinámica y certera a los factores internos y externos.
Es muy importante que desde su inicio las organizaciones tengan bien definidos elementos como: misión, visión y objetivos, de ellos se pueden establecer todos los procesos clave, las interacciones y funciones necesarias para que las empresas operen de manera eficiente. Aun cuando la empresa ya lleve operando años y funcione “bien”, es importante que identifique y transforme sus procesos de negocio, esto le dará a la organización el impulso que necesita para integrar la mejora continua.
La familia de normas ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario en el elemento normativo 2.4 hace referencia al enfoque basado en los procesos de la indicando que las organizaciones que operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan entre sí, ya que lo anterior, permitirá visualizar que el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, y esta es la clave que permite que una organización funcione, ningún proceso puede operar de manera aislada porque forma parte de un todo, por lo que, el gestionar una organización bajo el enfoque basado en los procesos significa identificar y gestionar sistemáticamente los procesos empleados en la empresa y en particular las interacciones entre ellos.
Los procesos fungen como engranes de esa gran maquinaria llamada empresa. De acuerdo a mi experiencia les puedo compartir algunas de las ventajas que he identificado al trabajar con una organización enfocada en procesos:
– Disminución en los tiempos de ciclo de los procesos, el proceso es menos costoso y más eficiente aun cuando vivimos en la era de urgencias.
– Mejora la calidad de la salida del producto, por lo que podemos asegurar que cumple con los requisitos establecidos para su uso.
– Incrementa la flexibilidad y adaptación de la organización a cualquier cambio que se presente impulsado por un factor interno o externo.
– Mejora la consistencia en los resultados de los procesos al enseñar a los usuarios su interacción con las demás áreas y procesos, por lo que se sensibilizan de su importancia en la organización y trabajan de manera integrada para cumplir los objetivos establecidos.
– Reduce los conflictos entre las áreas y ayuda a que las actividades se den de manera organizada, evitando la fuga y duplicidad de funciones.
– Promueve entre los miembros de las áreas la retroalimentación constante para evitar el efecto “bola de nieve” en los problemas que se presenten.
– Mejora el proceso de adaptación de los nuevos candidatos en la organización.
– Ayuda a generar la base de conocimientos de la empresa.
– Ayuda a que se puedan visualizar mejor las estrategias de cambio y sus efectos en toda la organización para garantizar su éxito.
– Reduce la posibilidad de error en cualquier elemento del sistema.
Las ventajas del enfoque a los procesos se ven reflejadas en todas las áreas de la empresa, por ello no debemos perder de vista que el pensar en procesos es una excelente opción si queremos hacer más eficiente y competitiva a nuestra organización.
Ana Gabriela Aguilar Díaz de León
Marketing BTL y ATL
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