Fue en la década de los años cincuenta cuando en México se comenzaron a impartir estudios secretariales para las mujeres; ellas estudiaban y ejercían esta carrera en un modelo muy tradicional, contaban con un horario fijo y sus funciones se desarrollaban detrás del escritorio; haciéndola una posición muy demandada. Con el paso del tiempo, las necesidades de las empresas provocaron una evolución del cargo secretarial y las funciones que ahí se desempeñaban, llevándolas al nivel de Asistentes.
Hoy en día, este cargo es fundamental y de gran apoyo para las diversas áreas que componen una compañía así como para los responsables de cada una de ellas; las nuevas Asistentes entregan valor agregado a la empresa que las contrata, ya que su formación ejecutiva y académica les permite involucrarse de manera activa en el negocio, realizar funciones de front-office, apoyar en reuniones y eventos a los Ejecutivos o Gerentes de alta dirección; del mismo modo, tienen la capacidad de tomar decisiones y de representar al jefe en su ausencia.
Es gracias a la experiencia laboral, el conocimiento de la industria a la cual pertenece la compañía contratante, el background, las habilidades técnicas (como computación y taquigrafía) y conocimientos sobre imagen personal (para saber presentarse y comportarse de manera ejecutiva) lo que permite que estas posiciones lleguen a cotizarse hasta en 15,000 pesos mensuales.
Actualmente, la gran mayoría de las compañías coincide en que la Asistente ideal deberá ser mayor de 30 años edad y con disponibilidad total de horarios y de movilidad para que pueda enfocarse al 100% en su trabajo. En casos específicos, algunas compañías solicitan asistentes menores de 30 años, ya que para los jefes significa la posibilidad de moldearlas a la cultura empresarial.
Gracias al conocimiento que tenemos del país, sabemos que una Asistente debe cubrir un perfil muy específico; los valores personales, los conocimientos informáticos y las habilidades tecnológicas deben formar un perfecto equilibrio.
Entre las exigencias técnicas se encuentra el dominio del idioma inglés, aunque se valora el conocimiento de otros idiomas como el francés, italiano, portugués, alemán y chino y, el manejo de herramientas tecnológicas e informáticas, así como nociones generales de legislación, comunicación, marketing, protocolo, contabilidad y gestión de personal, entre otros.
Para los directores es indispensable la confianza; ellos no desean cambiar constantemente a sus asistentes, sino que buscan que las asistentes se adapten al ritmo de trabajo del jefe o director y se involucren en el negocio; las altas direcciones y las gerencias demandan profesionales que deseen establecerse y hacer carrera; por ello, es importante que cubran ciertas habilidades personales, como la discreción y el manejo adecuado de información sensible y/o confidencial, la polivalencia, la flexibilidad, el cuidado por el detalle y la iniciativa para manejar la agenda y poder anticiparse a los requerimientos.
Históricamente las funciones secretariales en México han sido desempeñadas por mujeres, incluso hoy en día el 99% de las posiciones que manejamos se avocan a las mujeres. Por esta razón, confiamos en que las compañías establecidas en el país continuarán ofertando más posiciones de este tipo y prevemos un aumento importante en las contrataciones en empresas de todos los sectores.
Por Montserrat Zamora, Consultor Senior de la División Assistants de Page Personnel
