Hoy en día, uno de los principales problemas que enfrentan los negocios es la pérdida de capital por el exceso de gastos en insumos y la dificultad para contabilizar los mismos. Los departamentos de compras en las organizaciones pueden tener un alto nivel de riesgo si los procesos de adquisiciones son poco eficientes.
Sergio Almaguer, Co-fundador y CEO de Yaydoo, indica: “las irregularidades en los departamentos de compras representan un factor de riesgo muy importante en las empresas. Sin importar el tamaño del negocio y del número de sucursales que pueda tener la compañía, los flujos de compras pueden hacer la diferencia entre un negocio próspero y uno con grandes pérdidas financieras”.
“Cuando hay poco control sobre los gastos generales de una empresa, es difícil rastrear qué compras son excesivas o innecesarias, sobre todo cuando hay muchas sucursales que atender o cuando las áreas de finanzas tienen procesos largos para las solicitudes internas de gastos de las distintas áreas de la compañía”, agrega Almaguer.
Para evitar este tipo de problemas, las compañías deben tomar una serie de medidas precautorias, como mantener a sus empleados al tanto de los procesos de adquisición de insumos, tecnología, herramientas y cualquier cosa requerida para desempeñar sus labores, además de establecer controles de compras y flujos de aprobación que faciliten la contabilidad.
Yaydoo es una plataforma de Software como servicio en la nube (SaaS) que centraliza los flujos de compras donde distintos miembros autorizados de la empresa pueden asignar presupuestos separados de gastos para cada área de la organización, y crear órdenes de compra con proveedores y productos ya registrados, con el fin de reducir los riesgos de incluir otros nuevos o no relacionados con la empresa, además de dar una visibilidad completa a los directivos sobre todos los gastos generados en tiempo real.
Yaydoo ayuda a las empresas a gestionar sus proveedores con acuerdos pre-negociados que permiten consolidar el poder de compra mediante negociaciones grupales para acceder a precios de mayoreo sin necesidad de hacer compras en volumen.
Además, la plataforma cuenta con un catálogo de más de 20 mil acuerdos de servicios y productos para México y más de 40 mil para Estados Unidos, desde papelería, tecnología, materiales eléctricos, servicios de cafetería y snacks, despensas, equipo e insumos de limpieza, impresión, hasta catering y mensajería.
El Servicio de Asistente Virtual de Compras permite a las empresas extender la capacidad de su departamento de compras recibiendo apoyo de compradores virtuales que buscan proveedores, solicitando cotizaciones, comparando las propuestas recibidas, generando órdenes de compra y llevando a cabo la gestión de pago a proveedores, entre muchas otras cosas.
Por último, Yaydoo ofrece a las empresas una plataforma que permite a los a los responsables de compras, dentro de la organización, visualizar y controlar el flujo de cada orden de compra, administrar los presupuestos de gastos pre-aprobados de gastos para cada área, crear reportes en tiempo real, controlar los egresos con órdenes de pago para compras aprobadas y mucho más, todo desde su smartphone o equipo de cómputo.
Redacción
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