Controle la emisión de Facturas Electrónicas

Ahora que se encuentra en marcha el uso generalizado de la factura electrónica, Edgardo Martínez, director comercial de Aspel México, hizo un llamado a los empresarios nacionales para vigilar tanto el proceso de emisión de estos documentos, como el resguardo de los archivos, ya que de lo contrario estarían expuestos a fraudes u otros problemas.

En entrevista, el directivo recordó que los llamados Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs) ahora son archivos electrónicos que, debido a sus particulares características, necesitan recibir atención especial en cuanto a su resguardo y seguridad.

Por ello, indicó, “es fundamental respaldar la información, ya que si el contribuyente perdiera los archivos de sus facturas, él sería responsable ante las autoridades. Entonces, hay que adoptar las mejores prácticas para evitar que eso suceda, por ejemplo, utilizando respaldos en línea, registros en computadoras alternas, discos duros externos, etc.”.

Martínez afirmó que utilizar comprobantes digitales implica también riesgos de fraude, si las contraseñas, certificados y sellos confidenciales no se manejan con la suficiente discreción, “porque si alguien no confiable tuviera acceso a ellos, definitivamente podría emitir CFDs con todas las de la ley, y el contribuyente afectado sólo se daría cuenta hasta recibir un citatorio de las autoridades fiscales”.

El acceso restringido a dicha información, es una de las medidas necesarias para evitar acciones deshonestas, pero también se debe incrementar el nivel de seguridad en la computadora o red de computadoras donde se encuentren los archivos confidenciales.

El ejecutivo señaló que en el mercado “existen muchas herramientas para evitar el acceso de hackers a los sistemas de facturación, pero de igual forma es recomendable seguir la buena costumbre de modificar frecuentemente las contraseñas…, en fin, hay muchas opciones a las que el contribuyente deberá estar atento, porque puede llevarse sorpresas bastante desagradables”.

Para facilitar dicha tarea, empresas especializadas en software administrativo ofrecen al público sistemas con altos estándares de seguridad, como Aspel SAE y Aspel Caja, que se basan en un rígido control de usuarios, a quienes les pide su contraseña y usuario al iniciar cada sesión y, además, generan una bitácora de los movimientos que se hacen dentro del sistema, para conocer a detalle los movimientos de cada usuario.

Martínez afirmó que la utilidad de la bitácora puede comprobarse cuando, por alguna razón, se tiene que despedir al encargado de los trámites fiscales.

“Para evitar fraudes, antes era suficiente con revisar que estuvieran todos los folios de las facturas impresas, pero hoy, sólo utilizando ésta herramienta se puede evitar dicha situación; entonces, lo primero que debe hacer el contribuyente es dar de baja sus folios y certificados, así como solicitar nuevos”.

En fin, “es cuestión de romper un poco los procesos a los que estamos acostumbrados y llevar a cabo algunos adicionales a los que deberemos acostumbrarnos lo más rápido posible”, concluyó el directivo.

Para adquirir cualquier sistema Aspel o solucionar dudas respecto a la Factura Digital, consulta la página http://www.aspel.com.mx/mx/index.exe?idsa=.

Fernando Heredia y Karina Hernández Barrera