Si quieres darle a tu empresa una imagen más profesional y seria puedes valerte de herramientas gratuitas disponibles en la red, por medio de las cuales podrás tener tu propio dominio de Internet y dar a tus empleados una cuenta de correo con el nombre de tu negocio.
Además de ello estas aplicaciones están diseñadas para facilitar la colaboración y administración de información entre los miembros de la organización.
Google Apps ofrece estas opciones de manera gratuita en su versión estándar, aunque sí hace un cobro de 10 dólares anuales a las empresas que no cuentan con un dominio y lo adquieren al contratar esta aplicación.
La limitación de este sistema es que sólo permite agregar hasta 50 usuarios, es por ello que recomienda su servicio gratuito para familias, grupos y comunidades, pero para empresas de mayor tamaño ofrece su edición premier, por un costo de 50 dólares al año por cada cuenta dada de alta, precio que de acuerdo con Google representa sólo un tercio de lo que el usuario pagaría con otra empresa proveedora de estos servicios.
De manera general lo que ofrece Google Apps son herramientas de colaboración y mensajería. La ventaja de esta aplicación es que el servicio está alojado en la red es decir que no requieres de ningún software o equipo especial, la desventaja es que el Internet es indispensable y todas las aplicaciones se acceden por contraseñas lo que puede ocasionar confusión entre los usuarios.
Con Google Apps a cada empleado se le asigna una cuenta de correo con capacidad de almacenamiento de 25 GB, tendrá la opción de búsqueda de correos de Gmai, sincronización de calendarios, podrán guardar conversaciones de Google Talk y poner etiquetas a los mensajes.
En cuanto a seguridad cuenta con filtros de correo entrante y spam que funcionan automáticamente, para email salientes evita que se revele información confidencial y se basa en reglas de intercambio de información para determinar hasta qué punto los empleados pueden compartir información mediante Google Docs, Google Calendar y Google Sites.
La apariencia de la aplicación puede personalizarse de tal forma que luzca acorde con la imagen de tu empresa.
En caso de que el usuario tenga algún problema con el sistema Google ofrece asistencia a toda hora, que dependiendo del inconveniente puede darse vía telefónica, online o correo electrónico.
La empresa asegura ofrecer una disponibilidad de 99% de su sistema, lo que calcula son menos de 15 minutos de inactividad al mes comparado con los 60 que, según la Google, se presentan en Microsoft Exchange.
Al tratarse de un servicio por Internet todas estas herramientas pueden ser utilizadas sin cargo adicional mediante dispositivos como BlackBerry, iPhone, Windows Mobile y Android.
Recuerda que si ya utilizas Microsoft Exchange o Lotus Notes es necesario que migres tu sistema a Google, en la página web www.google.com/a puedes encontrar tutoriales que te guíen en este proceso, ahí mismo está disponible una versión de prueba gratuita por 30 días, así como una herramienta que calcula el ahorro al migrar de Microsoft Exchange 2007 a Google Apps.
Ariadna Cruz
