Vamos a analizar la orientación a procesos y cómo automatizarlos, para ello comenzaremos por analizar sus ventajas y posteriormente analizaremos cómo se puede aplicar en las PyMEs Mexicanas.
Si necesitan razones para automatizar los procesos de negocio, a continuación presentamos cinco factores que sin duda son cruciales y determinantes:
1.- Estar enfocado en procesos implica que la participación de las personas se pueda definir con base a un modelo de roles, utilizando flujos de trabajo y diagramas que permitan la definición de las actividades. Tener los procesos automatizados conlleva que la información correspondiente se tenga documentado a disposición de todos los implicados y no en la mente de algún empleado, que crea ser indispensable.
2.- Minimizar costos al diseñar procesos económicos dado que está orientado a que las tareas se lleven a cabo en el momento esperado y por personas específicas. De la misma forma se pueden hacer cambios de manera ágil para que se puedan incorporar necesidades que demande el negocio o los mercados.
3.- Evitar tareas repetitivas, en la medida que se hacen de forma automática las personas se concentran en las tareas productivas. También evita que se presenten errores de operación que pueden ser ocasionados por una definición poco clara de las responsabilidades y reglas de negocio que permitan pasar de un estado a otro, sin duda está orientado al cumplimento de cada una de las tareas que se han establecido para que funcione de forma correcta y eficiente.
4.- Uno de los importantes, se tiene información que permita tomar decisiones de cara al comportamiento de los mismos, en cuanto a tiempos, comparaciones que conduzca a un análisis de las causas del problema o de la situación determinada y así ir alineados con uno de los objetivos de mejora continua.
5.- No desechar los sistemas actuales, todo lo contrario, garantizar la integración de los procesos con los sistemas actuales.
De esta forma concluimos que estos factores apoyan a las PyMEs a la mejora de la competitividad, a buscar la calidad en sus productos y servicios, a aumentar la productividad y ante todo la mejora continua.
¿Qué hay que analizar para automatizar los procesos de negocio?
Además de definirlos, también es muy importante tomar en cuenta que todos los involucrados los conozcan, los entiendan y además los lleven a cabo. Toda empresa que he conocido tiene cinco situaciones de los procesos de negocio que hay que tomar siempre en cuenta en cada implantación. Desglosemos entonces cada uno de ellos que, aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.
1. Proceso de negocio actual. Todas las organizaciones en el mundo funcionan de alguna manera u otra, tengan o no su proceso de negocio formalizado, su funcionamiento se da. Esto nos da la pauta para que se genere la mejora continua, dado lo cambiante del entorno empresarial en la actualidad y el rápido movimiento de las tendencias a nivel mundial, ya que siempre debemos de estar tanto generando tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en nuestro entorno.
2. Proceso de negocio documentado. Sí, siempre hay un desfase entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la que se mueven las organizaciones ya que aunque se lleve el proceso de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo, siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un documento formal o bien mediante correos electrónicos, memorandos, minutas de junta, etc.
3. Proceso de negocio óptimo. Toda organización tiene su proceso de negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial en el mundo, cambia vertiginosamente día a día. Este proceso de negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así como también maximiza el valor agregado que la empresa genera para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de automatizar procesos de negocio. Nunca hay que perderlo de vista y debemos de actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará siempre competitivos y estar a la vanguardia en la preferencia de los clientes.
4. Proceso de negocio deseable. En la mayoría de los casos, el personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es alguno de los otros procesos de negocio que aquí describo. En diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para una organización, me he topado con que la gente empieza a soñar con su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo en casi todas las veces, caen en redundancias innecesarias, controles sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que más que aportar valor a la empresa, agregan burocratismo o lentitud en la operación del día a día. Más aún, llegan a realizar solicitudes de gráficas o reportes que, días después no saben para qué lo pidieron.
5. Proceso de negocio lograble. Dadas todas las circunstancias que viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades, carencias y situación de diversas índoles tales como físicas, económicas, de recursos humanos, etc. se debe de tomar en cuenta que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la empresa. No tendría sentido alguno el establecer que el proceso de negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para implementar todo proyecto de automatizar procesos de negocio.
En resumen, un proyecto de automatizar procesos de negocio es un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología basada en hardware, comunicaciones y software y, finalmente, capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno de los procesos dentro de la PyME.
Manuel Ballester
Socio Director Área de Consultoría, Auren
Vicepresidente Academia Mexicana Ciencia Sistemas
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