No poder cumplir los requisitos establecidos, perder trabajadores clave y clientes importantes, brechas de seguridad en IT, duras auditorías, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales, son algunas de las consecuencias que enfrentan las organizaciones al no contar con procesos eficientes en sus tareas documentales.
Un estudio encargado por RICOH y realizado por IDC señala que en los últimos cinco años, tres de cada cuatro organizaciones han visto cómo las ineficiencias en sus procesos basados en documentos han derivado en serios incidentes.
“Muchos directivos no suelen apreciar el grado en el que los procesos de negocio basados en documentos afectan al perfil de riesgo de sus compañías, pero los costes de un posible colapso en este tipo de procesos son peores de lo que muchos directivos creen”, alerta IDC.
El problema es grave, IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento, en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos, es diez veces superior a los gastos extras directos como el pago de acuerdos financieros, y esto afecta a todas las industrias, geografías y tipos de compañía.
“Pese a que muchas organizaciones invierten grandes recursos en reducir situaciones de riesgo de alto impacto, pero poco probables, los riesgos de alto impacto y alta probabilidad introducidos por procesos de documentos fallidos se ocultan peligrosamente por debajo del radar corporativo, aunque merezcan una atención especial por parte de los altos cargos directivos”, señala IDC.
Se detalló que el papel no es necesariamente un factor de riesgo en sí mismo pues tener procesos efectivos depende de los flujos de trabajo asociados a ellos, el medio no es necesariamente el problema.
Si los empresarios aprenden a abordar sus vacíos de eficiencia de forma proactiva pueden evitar importantes costes financieros. Para ello RICOH propone la optimización en los Procesos de Documentos, una iniciativa que ayuda a las compañías a entender los riesgos, oportunidades y mejores prácticas alrededor de los documentos que conducen sus procesos críticos de negocio.
El objetivo es promover la comprensión de los nuevos paradigmas en procesos documentales que ayudan a las compañías a aprovechar el conocimiento colectivo presente en sus organizaciones.
El reto es que pese a que los procesos de documentos abarcan múltiples equipos, departamentos y organizaciones, muchos de los empleados no tienen el grado de responsabilidad para articular y ejecutar los cambios requeridos, además mejorar los procesos no es parte de la planificación estratégica de los altos directivos.
Por lo anterior RICOH afirma que el planteamiento de sus Servicios Documentales Gestionados, trabajan para entender cómo fluye la información a través de una organización y cómo los procesos de negocio, especialmente los controlados por personas, afectan a este flujo. “La mejora de los procesos no sólo ayuda a aumentar la eficiencia y productividad, también puede ayudar a abordar los factores de riesgo de cada fase”, finalizó RICOH.
Ariadna Cruz
