Si crees que mantener tu antiguo sistema de comunicación es más económico que invertir en uno nuevo aquí te presentamos algunas consideraciones que pueden hacerte cambiar de opinión.
Si no cuentas con sistemas eficientes es muy probable que tus empleados y tú mismo pierdas tiempo valioso lo cual implica mayores costos y generalmente una mala atención al cliente. Para detectar si es tu caso trata de identificar los siguientes problemas:
• Una recepcionista responde las llamadas, las reenvía y toma los mensajes telefónicos.
• Cuando tus clientes llaman deben esperar a que se les trasfiera con un empleado determinado o simplemente alguien que cuente con la información necesaria.
• Tus facturas telefónicas mensuales son altas o parecen excesivas para el servicio que utilizas.
• Si tienes empleados que trabajan desde su casa no te es posible ofrecerles todos los recursos que se usan en la oficina.
• Gastas tiempo y dinero en viajes para visitar a tus clientes actuales o potenciales.
Si identificas esta situación en tu organización debes saber que existe tecnología capaz de mejorar tus procesos, las denominadas Comunicaciones Unificadas.
Esta solución combina la red informática (fija o inalámbrica) con el sistema de telefonía y utiliza el Internet para que puedas comunicarte en tiempo real mediante diversos dispositivos, por ejemplo, un teléfono IP, una computadora personal, un equipo portátil o un smartphone.
Bajo este esquema dejas atrás la factura telefónica y tienes además una mejor organización de tu información, sin embargo debes tener cuidado pues implantar cualquier sistema puede hacer insegura tu comunicación, pero si lo adoptas de forma adecuada podrás:
1. Trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento pues permite el acceso a las aplicaciones empresariales desde sitios remotos permitiendo por ejemplo tener una oficina virtual en casa, con todos los recursos de la red que usas en tu empresa.
Así, si eres una compañía que ofrece atención las 24 horas con este sistema no tendrás que designar guardias en la oficina pues todas las llamadas entran al dispositivo que tú elijas aunque tus clientes siempre marcan el mismo número de atención.
2. Al contar con una solución que agrupa los recursos de la empresa se facilita el acceso a la información y aumenta la productividad de los empleados quienes además tendrán la facilidad de ingresar a sus mensajes de voz, correo electrónico y podrán intercambiar archivos en condiciones seguras.
Un ejemplo de esta aplicación sucede cuando uno de tus clientes llama, entonces en tu computadora se despliegan los datos de la persona por ejemplo su nombre, qué relación mantiene con tu empresa o las dudas que ha expresado en el pasado, así podrás atenderlo mejor, cuestión muy valorada por los clientes.
3. Permite mantener audioconferencias o conferencias en línea lo que favorece el trabajo en equipo.
4. Reduce los gastos telefónicos pues el sistema está basado totalmente en línea por lo que podrás hacer cuantas llamas de larga distancia quieras por el mismo precio.
5. Baja los costos de mano obra para configurar, cambiar teléfonos y administrar el sistema, asimismo te permite eliminar los costos de intervención humana para reenviar una llamada
Cisco es una de las empresas que cuenta con este tipo de tecnología y ofrece opciones de financiamiento a PyMEs.
Ariadna Cruz
